Déclaration de protection des données

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données dans le cadre de ce site et de la plateforme Kundenbox est :

Kundenbox GmbH, Reutlenring 15, 8302 Kloten, Suisse

E-mail : privacy@kundenbox.ch

2. Quelles données nous collectons

Données de compte : lorsque vous créez un compte, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail et les informations de profil par l'intermédiaire de notre service d'authentification.

Données de communication : Kundenbox traite les demandes de clients qui arrivent par les canaux raccordés (e-mail, WhatsApp, formulaires web), y compris les indications sur l'expéditeur, le contenu des messages et les annexes. Nous traitons ces données sur mandat de nos clients (les entreprises concernées).

Données d'utilisation : lors de la visite de notre site, nous collectons des données techniques telles que l'adresse IP, le type de navigateur, les données de l'appareil et les moments d'accès.

Intégrations d'agenda et de messagerie : lorsque vous raccordez une intégration (p. ex. e-mail ou agenda), nous traitons les données d'accès nécessaires exclusivement pour fournir la fonction concernée.

3. Finalités du traitement

Nous traitons des données personnelles afin de fournir et d'exploiter la plateforme Kundenbox, de réunir dans une seule boîte de réception les demandes de clients provenant de différents canaux, de proposer des fonctions assistées par l'IA telles que les résumés et les propositions de réponse, de garantir la sécurité et la stabilité de nos services ainsi que de remplir des obligations légales.

4. Bases juridiques

Le traitement a lieu pour l'exécution du contrat conclu avec nos clients, sur la base d'intérêts légitimes (p. ex. la sécurité et le développement de la plateforme), en raison d'obligations légales ou — lorsque cela est nécessaire — sur la base de votre consentement. Un consentement donné peut être révoqué en tout temps avec effet pour l'avenir.

5. Sous-traitants et prestataires tiers

Nous recourons à des prestataires soigneusement choisis qui traitent des données sur notre mandat :

Clerk (authentification et gestion des utilisateurs)

Supabase (base de données et stockage de fichiers)

Postmark (distribution des e-mails)

Meta Platforms (WhatsApp Business API, pour autant que le canal WhatsApp soit utilisé)

Anthropic (traitement assisté par l'IA du contenu des messages, p. ex. pour les résumés)

Des contrats de sous-traitance assortis de garanties adéquates en matière de protection des données ont été conclus avec l'ensemble de ces prestataires.

6. Transfert de données à l'étranger

Certains de nos prestataires traitent des données en dehors de la Suisse ou de l'EEE, en particulier aux États-Unis. Dans ces cas, nous assurons un niveau de protection adéquat par des garanties appropriées — par exemple des clauses contractuelles types ou une certification selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

7. Conservation et effacement

Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que cela est nécessaire aux finalités indiquées ou que des obligations légales de conservation l'exigent. Les données de communication que nous traitons sur mandat de nos clients sont conservées et effacées selon leurs instructions. À la fin du contrat, les données sont effacées ou anonymisées.

8. Vos droits

Vous avez le droit d'obtenir des renseignements sur les données enregistrées vous concernant, de faire rectifier des données inexactes, d'en demander l'effacement, de demander la limitation du traitement, de demander la portabilité de vos données ainsi que de vous opposer au traitement. Pour exercer vos droits, un e-mail à privacy@kundenbox.ch suffit. Vous avez en outre le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité de surveillance compétente — en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

9. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données contre tout accès non autorisé, toute perte ou tout usage abusif. Cela comprend le chiffrement lors de la transmission, des contrôles d'accès, une séparation des données par mandant et des contrôles de sécurité réguliers.

10. Cookies

Nous utilisons des cookies techniquement nécessaires afin d'assurer la connexion et les fonctions de base de la plateforme (p. ex. les cookies de session de notre service d'authentification). Nous n'utilisons pas de cookies de suivi ni de cookies publicitaires.

11. Modifications de la présente déclaration

Nous pouvons adapter la présente déclaration de protection des données si nécessaire, par exemple en cas de modification de nos services ou de la situation juridique. La version publiée sur cette page fait foi.

12. Contact

Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous joindre à privacy@kundenbox.ch ou par courrier : Kundenbox GmbH, Reutlenring 15, 8302 Kloten, Suisse.